Quels documents sont contrôlés lors d’un audit
Les auditeurs commencent généralement par les documents, pas par les étagères. Les pièces sont le miroir de la façon dont un entrepôt fonctionne réellement. Si les documents sont complets, cohérents et à jour, le stock physique est en général en ordre aussi. Sinon, c’est là que les problèmes commencent.
Documents de réception
Bons de livraison, commandes d’achat, factures fournisseurs et rapports de réception. Les auditeurs comparent ce qui a été commandé, ce que le fournisseur dit avoir livré et ce qui a été enregistré en stock, et regardent comment les écarts ont été traités.
Documents de sortie et d’expédition
Commandes clients, bons d’expédition, documents de transfert et preuves de livraison. Ils vérifient que chaque article sorti de l’entrepôt est justifié par un document approuvé et que les dates sont cohérentes.
Mouvements internes
Transferts entre emplacements ou entrepôts, réétiquetage, reconditionnement et transformations. Ces mouvements sont faciles à oublier et constituent une source typique d’écritures qui s’éloignent de la réalité.
Retours, casse et mises au rebut
Rapports de retour, rapports de casse et approbations de mise au rebut. Les auditeurs contrôlent qui a approuvé chacun, quelles preuves existent et si les marchandises ont réellement été retirées ou détruites.
Relevés d’inventaire
Anciennes feuilles de comptage, résultats de recomptage, écarts et ajustements qui ont suivi. Ils montrent si les écarts ont été étudiés ou simplement corrigés.
Responsabilité et accès
Accords de responsabilité, listes d’utilisateurs autorisés, journaux de clés et d’accès. Ils montrent qui est responsable de quoi et qui aurait pu modifier les écritures.
Politiques et procédures
Procédures écrites de réception, de stockage, de comptage et de mise au rebut, et preuves qu’elles sont suivies.
Comment se préparer
- Gardez les documents au même endroit et classés par date.
- Assurez-vous que chaque écriture a sa pièce justificative.
- Clôturez les documents ouverts avant la fin de la période d’audit.
- Préparez une liste des exceptions et de leurs explications.
Un test par sondage typique
Les auditeurs peuvent choisir 25 réceptions de la période et suivre chacune : de la commande d’achat au bon de livraison, puis à l’enregistrement dans le système et à l’emplacement sur l’étagère. Tout maillon manquant ou incohérent devient un constat. Plus votre piste est complète, plus c’est rapide.
Gardez une liste des exceptions
Préparez une courte liste des éléments inhabituels : écritures tardives, corrections manuelles, documents annulés et mises au rebut, chacun avec une explication et une approbation. Cela montre du contrôle plutôt que de la dissimulation et fait gagner du temps pendant l’audit.
Quand les documents sont en ordre, l’audit va plus vite, coûte moins cher et suscite moins de questions complémentaires.