Comment bâtir un système de contrôle interne
Le contrôle interne est l’ensemble des règles et des habitudes qui rendent les erreurs et les abus difficiles et visibles. Le but n’est pas de se méfier des gens, mais de construire un processus qui fonctionne même quand quelqu’un est fatigué, se trompe ou est tenté.
Séparer les tâches
La personne qui reçoit les marchandises ne doit pas être la seule à les enregistrer. Celle qui approuve une mise au rebut ne doit pas être celle qui manipule les marchandises. Répartir les étapes entre plusieurs personnes signifie qu’une seule ne peut pas cacher seule une erreur ou un abus.
Approuver en deux étapes
Les actions importantes, comme les mises au rebut, les ajustements importants et les expéditions inhabituelles, devraient nécessiter une seconde approbation d’une personne indépendante. Définissez à l’avance ce qui est important, par exemple par la valeur ou le type.
Laisser une trace
Chaque action doit être traçable : qui l’a faite, quand et sur la base de quel document. Les systèmes avec journal des modifications rendent cela facile ; les systèmes papier nécessitent des documents numérotés et des signatures.
Contrôler les accès
Les personnes ne doivent pouvoir faire que ce que leur poste exige. Revoyez les droits régulièrement, supprimez les accès quand des personnes partent et évitez les identifiants partagés.
Rapprocher régulièrement
- Comparez le stock physique avec les écritures par des comptages et des contrôles ponctuels.
- Comparez le système avec la comptabilité.
- Comparez les livraisons reçues avec les commandes et les factures.
Les rapprochements doivent être faits par une personne autre que celle qui tient les écritures.
Signaler les exceptions
Établissez un court rapport régulier sur les événements inhabituels : ajustements manuels, mises au rebut importantes, stock négatif, articles aux écarts répétés. Revoyez-le avec la direction, même s’il est ennuyeux.
Un petit exemple
Dans un petit entrepôt, le magasinier reçoit les marchandises et imprime le bon de réception, tandis que l’employé de bureau vérifie le bon de livraison et l’enregistre dans le système. Les mises au rebut nécessitent la signature du responsable et, une fois par mois, le responsable compte dix articles au hasard. Rien de tout cela n’exige de logiciel, seulement des rôles clairs et l’habitude de le faire.
Commencer petit
Même un petit entrepôt peut appliquer ces idées avec des règles simples et un carnet. Choisissez les deux ou trois risques qui comptent le plus, écrivez la règle, désignez un responsable et vérifiez qu’elle fonctionne. Ajoutez le reste au fil de la croissance.
Revoir et améliorer
Chaque année, demandez-vous : où avons-nous trouvé des erreurs ou des pertes, et quel contrôle les aurait détectées plus tôt ? Ajoutez ce contrôle et supprimez ceux qui n’apportent plus de valeur.
Les contrôles ne valent que par l’habitude de les utiliser. Revoyez-les chaque année et ajustez-les quand l’activité change.