Organiser la réception des marchandises
La réception est le point où les marchandises entrent dans vos écritures. Si une erreur est commise ici, elle reste dans le système et réapparaît sans cesse : dans les inventaires, dans les prélèvements, dans les réclamations clients. Un processus de réception soigné est le contrôle qualité le moins cher d’un entrepôt.
Préparer avant l’arrivée du camion
Sachez ce qui est attendu : commandes d’achat, quantités et créneaux de livraison. Gardez de la place prête et l’équipe de réception informée. Les surprises à quai conduisent à un travail précipité et négligé.
Contrôler par rapport au bon de livraison
Pour chaque livraison, vérifiez le fournisseur, les articles, la quantité, le lot et les dates de péremption, ainsi que la qualité et l’emballage. Comparez les marchandises physiques avec le bon de livraison et avec la commande d’achat.
Compter correctement
Ne vous fiez pas aux chiffres du fournisseur. Comptez les colis et, pour les marchandises de valeur ou critiques, comptez le contenu. Utilisez des scanners quand c’est possible pour éviter les erreurs manuelles.
Traiter les écarts à la porte
- Si la quantité est différente, notez-le sur le document de livraison et demandez au chauffeur de le confirmer.
- Si des marchandises sont abîmées, photographiez-les et consignez les dommages en présence du fournisseur ou du transporteur.
- Si des marchandises n’ont pas été commandées, gardez-les à part et contactez les achats.
Les écarts constatés plus tard sont beaucoup plus difficiles à réclamer.
Enregistrer immédiatement les marchandises
Saisissez les marchandises reçues dans le système le jour même, avec les informations de lot et de péremption. Des marchandises non enregistrées qui traînent au sol comptent parmi les causes les plus courantes de discordances.
Ranger rapidement
Déplacez les marchandises vers leur emplacement et enregistrez la position. Une palette laissée dans la zone de réception est une palette qui sera oubliée ou mélangée à autre chose.
Mesurer le processus
Suivez le temps que prend la réception, la fréquence des écarts et les fournisseurs qui causent le plus de problèmes. Utilisez ces données dans vos discussions avec les fournisseurs.
Une liste de contrôle de réception
- Le bon de livraison correspond à la commande d’achat.
- Les colis sont intacts et comptés.
- Les marchandises sont contrôlées : qualité, lot, date de péremption.
- Les écarts sont notés sur le document et signés par le chauffeur.
- Les marchandises sont enregistrées et rangées le jour même.
Utiliser la réception à l’aveugle quand c’est utile
Dans la réception à l’aveugle, le réceptionnaire compte les marchandises sans voir les quantités attendues, puis le système compare. Cela réduit la tendance à confirmer ce qui est sur le papier et est particulièrement utile pour les marchandises de valeur.
Une procédure de réception simple, écrite et appliquée chaque jour évite de nombreuses erreurs qui seraient coûteuses à corriger plus tard.